Правила управления временем. Как распределить задачи на день максимально эффективно?

Внутренний мир апр. 30, 2021
Тайм-менеджмент
Ben White

Время — это самая ценная драгоценность в мире. Это одна из тех немногих вещей, которую нельзя купить даже за огромные суммы. Мы живем в мире, где нас постоянно преследуют стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки. И именно недостаток времени мешает нам достигать поставленных целей. В связи с последними событиями, огромную популярность среди успешных людей набрало планирование. Психолог и создатель блокнота планирования Наргис Водуд расскажет, что такое тайм-менеджмент, зачем он нужен, как научиться планировать рабочий день и правильно расставлять приоритеты.

Зачем нужно планировать?

Планирование помогает держать жизнь под контролем.

Когда мы ничего не планируем, мы как будто просто движемся по течению. Это не всегда хорошо, потому что тогда мы теряем контроль над жизнью. Через месяц или год мы можем оглянуться и понять, что пришли совершенно не туда куда мы хотели. Если мы не имеем собственного плана, мы начинаем жить больше по плану других людей, которые ставят нам задачи. Планирование помогает нам держаться собственного курса, помогает структурировать свое время и успевать намного больше.  

"Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана", - Брайан Трейси.

Действительно, грамотное планирование может сэкономить время. Наргис создавала свой авторский курс по тайм менеджменту и провела небольшой эксперимент. После того как клиенты научились планировать, у них каждый день появлялось от 1 до 2,5 часов свободного времени.  

Плюсы планирования:

  • дела структурируются и выполняются намного быстрее
  • помощь в расставлении приоритетов
  • помощь в видимости результата
  • развитие дисциплинированности
  • видимость баланса между отдыхом и работой
  • развитие пунктуальности
  • снижение стресса и экономия памяти

Минусы планирования:

  • отсутствие гибкости
  • фиксация на результате
  • нет времени на незапланированные дела
  • постоянные мысли о будущем  

Планирование — это очень важная и главная составляющая успешных людей. Но здесь осень важно поймать баланс. Не стоит забывать оставлять место для спонтанных моментов в своем графике. Нужно понимать, куда ты идешь, но не забывать наслаждаться процессом. Важно идти и достигать целей, но не фиксировать свое внимание только на результате.

Правила управления временем
Nathan Dumlao

Как правильно планировать время

Важные этапы планирования

Правильно будет разбить планирование на несколько этапов: планы на 5 лет, планы на год, планы на месяц и планы на день. Начинайте с планов на 5 лет и с планов на ближайший год. Этот план должен состоять из нескольких пунктов, в которых будут записаны ваши главные цели. Не надо сразу гнаться за огромным списком. Запишите максимально 10 ваших крупных целей, а потом начинаем планирование месяца.

Планирования месяца состоит из того, что мы выделяем хотя бы 3-5 главных целей на месяц. Желательно, чтобы они сразу были разбиты по сферам деятельности. Также тут мы обязательно учитываем свой каждодневный график с конкретными датами. Например, поход к косметологу или к врачу, дни рождения друзей и близких. Все это лучше записать сразу, чтобы потом это все не свалилось в один день. У многих есть проблема с тем, что они забывают о значимых датах и покупают подарки в самый последний момент. Планирование поможет вам избежать таких ситуаций.  

Точная дата

Если у вас есть какое-то дело, которое вы постоянно откладываете, поставьте четкую дату его окончания. Например, 10 марта вы должны дописать свою книгу или выбрать дом для покупки. Также не забудьте о награде за выполненное в срок задание.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод поможет вам разделить задачи на группы по срочности и важности.

  1. Важные и срочные дела, которые вы должны сделать в первую очередь, в самый краткий срок.
  2. Важные, но не срочные дела, которые вы должны сделать, но все же они уступают уровню важности делам из первого пункта. Их можно отложить на некоторое время.
  3. Дела не важные, но срочные, которые не представляет важности для конечного результата, но требует решения.
  4. Не важные и не срочные дела, которые можно или отложить на неопределенный срок или не делать совсем. Например, просмотр новостей в интернете.

Разделение на сферы и планирование бюджета

Ранее уже было упомянуто, что дела стоит расписывать за сферами их деятельности. Из них стоит обратить особое внимание на сферу финансов. Их нужно планировать как на месяц, так и на неделю. Потому что, когда мы расписываем план только на месяц, потом в конце месяца оказывается, что мы потратили слишком много.

Рутинные дела

Не стоит забывать о рутинных делах. Мы привыкли записывать в свой ежедневник только важные задания, полностью упуская из виду рутину. Казалось бы, зачем записывать какой-то звонок или поход за продуктами? Но на самом деле именно эти дела отнимают у нас самое большое количество времени.

Правило планирования 60:40

Суть этого правила заключается в том, что вы планируете только 60 процентов рабочего времени, а оставшиеся 40 процентов оставляете на какие-то дела, которые предугадать просто невозможно. Также вы можете использовать это правило, распределив процентное соотношение поровну. Между непредвиденными и спонтанными делами.

Это важно также потому что, если в течении дня вы встречаетесь с непредвиденными обстоятельствами, которые мешают вам выполнить план, вы начинаете расстраиваться. Это может приводить к неврозам, поэтому всегда оставляйте место для непредвидимых дел.

Контроль времени

В первые несколько месяцев, когда вы только начинаете познавать процесс планирования, все дела стоит записывать с конкретным количеством времени, которое вы рассчитываете на это потратить. Таким образом в конце недели, вы сможете проверить верно ли вы его указали.

Хорошие помощники в планировании:

  1. Бумажный блокнот или планеры
  2. Приложение Asona
  3. Битрикс24
  4. Google Календарь
  5. LeaderTask
  6. Pocket Lists
планер
freestocks

Если Вы хотите индивидуально проработать именно Вашу проблему, наши специалисты будут рады помочь Вам.


Темы

Прекрасно! Вы успешно подписались.
Прекрасно! Далее, завершите процесс для полного доступа.
С возвращением! Вы успешно вошли в свою учетную запись.
Успех! Ваш аккаунт полностью активирован, теперь Вы имеете доступ ко всему контенту.